Écrire beaucoup de lettre de remerciement

Aujourd’hui, vous vivez une situation insolite. Parce qu’après avoir énormément reçu, vous souhaitez rendre à votre tour de la gratitude.

Mais comment le faire lorsqu’on doit écrire beaucoup de lettre, afin de remercier tous ceux qui vous ont comblé ? 

Vous êtes loin d’être un cas isolé, soyez rassurés. Car ce cas de figure se présente à diverses occasions.

Les mariages et les anniversaires par exemple, peuvent répondre à la nécessité de devoir remercier tous ses convives, ou un très grand nombre.

Encore que… Ça dépend lesquels. Certains méritent à vos yeux, davantage de dévouement et de reconnaissance.

Devez-vous réaliser 12, 24, 36 lettres ?

Dans tous les cas, vous y parviendrez. Car pour écrire beaucoup de lettres, tout est une question d’organisation.

 

Il vous faudra planifier et effectuer un certain nombre d’opérations.

D’un peu de patience et de courage vous devrez faire preuve.

Tout le reste, je vais vous aider à le mettre en oeuvre.

Nous allons visualiser ensemble, toutes les étapes :

vos objectifs, le budget, le plan de travail.

Viendra ensuite l’un des principaux éléments de cet article. La rédaction des lettres.

 

Diversité du papier à lettre sur Amazon

 

Je vous soumets quelques modèles à adapter à votre situation. Mon approche consistera notamment à varier les modèles, selon votre lien de relation.

Il est également important d’envisager ce que vous auriez oublié.

Qui donc a envoyé ce cadeau ? Et cette personne, m’en a-t-elle apporté un ? Autant de lacunes qu’il conviendra de combler stratégiquement, dans vos lettres.

Enfin, nous terminerons avec le conditionnement et l’envoi. Point à prendre en considération, afin de boucler parfaitement votre projet d’envergure.

 

Écrire beaucoup de lettres : préparation, organisation

Possédez-vous la liste de tous les invités ?

Bon, je connais pas votre situation. Il est bien possible qu’il ne s’agisse pas d’invités. Mais ça revient au même.

Il vous faut le nom et l’adresse de l’intégralité des personnes.

Car tant que vous ne disposerez pas de ces infos, il sera vain de continuer votre projet de remerciement.

Si malgré tout c’est le cas, tentez de réaliser cette fameuse liste de mémoire. Certains de vos amis et de votre famille, seront facilement retrouvés.

Puis, en cherchant et en demandant autour de vous, il sera facile de compléter.

• Prospectez sur Facebook

• Faîtes appel à vos connaissances ou directement auprès des personnes concernées. Dîtes à ce dernières que vous avez besoin de leurs coordonnées, afin de faire un bilan. Ne leur en dîtes pas plus, pour pas vous griller !

Une fois le répertoire intégralement obtenu, vous allez prélever parmi les personnes, celles qui sortiront gagnantes du lot, pour recevoir votre précieux sésame.

À savoir, une lettre de remerciement (:-) je le rappelle au cas où).

Vous pouvez encore affiner.

Sélectionnez celles qui auront droit à un courrier dans un conditionnement spécial.

Ça, c’est vous qui choisirez de le faire. C’est une suggestion de ma part. Il y a également peut-être dans le lot, certains membres à qui vous désirez n’envoyer qu’un mail.

Quelque soit le mode d’envoi, vous disposez finalement d’un grand choix. À toutes ces personnes ou familles, à qui vous décidez de remettre un mot de remerciement, nous allons en dresser le tableau.

Un peu fastidieux comme démarche, mais vous allez voir que c’est pour mieux rentabiliser son temps. Le but étant de préparer correctement le terrain, pour une optimisation de la rédaction des lettres.

Surtout lorsqu’il y en a à foison. Voilà. À la fin, vous obtenez un tableau organisé en 5 colonnes. Pour être dans les clous, remplissez-le de la façon suivante. 

 

Nom	Coordonnées	Cadeau	Message

 

Concrètement, si vous le faîtes sur une feuille libre, à l’écrit, voilà ce que ça donnerait. 

Imprimez-le pour l’obtenir facilement en cliquant sur l’icône.

Et faîtes autant de copies nécessaires, selon le nombre de lettres à rédiger. 

 

Ce sont des données qui vous aideront à y voir plus clair. Là, tout se présente sous vos yeux

 

 

• Le nom

• L’adresse

• Y a t-il eu un cadeau ?

• Pas de cadeau = mettez non

• Vous êtes certain d’avoir eu un cadeau, mais vous ignorez lequel est-ce : mettez oui ?

• Vous ne savez pas si vous en avez bien reçu un : mettez un point d’interrogation ?

• Enfin, mentionnez le type de message que vous souhaitez envoyer : appel téléphonique, e-mail, post sur Facebook, lettre simple ou personnalisée dans un conditionnement spécial.

 

Une fois le tableau complété et terminé, vous allez pouvoir définir des chiffres. Soit, le nombre exact de lettres à rédiger.

Ouf ! voilà une bonne chose de faîte. Car maintenant, il est nécessaire de faire un point sur vos fournitures.

En effet, le nombre de lettres à réaliser vous guidera sur ce dont vous avez besoin, pour accomplir votre mission.

Sur la quantité de papier et d’enveloppe, notamment. Également sur le choix d’une texture particulière pour les envois spéciaux.

Par ailleurs, ça dépend si vous souhaitez imprimer certaines lettres. Dans ce cas, il faudra vérifier la quantité d’encre disponible.

Tout cela vous amènera à déterminer les achats à effectuer, pour finaliser votre préparation. Et donc réfléchir à votre budget.

Ce dernier permettra d’ajuster les données de votre tableau.

Arrive enfin l’organisation d’un calendrier. C’est fondamental. Le but étant d’achever votre initiative dans les meilleures conditions, afin de rentabiliser votre temps. 

Le programme peut s’établir ainsi.

1 à 3 lettres rédigées, par jour.

Cependant, vous verrez qu’après en avoir terminé une dizaine, votre productivité augmentera d’autant plus. Vous serez rôdé à l’exercice. Fixez-vous une date de début et une date butoir.

Pour vous aider à gérer correctement le planning, organisez-vous de manière à regrouper les mêmes tâches. Vous parviendrez ainsi à travailler sur un modèle à la fois.

Vos modèles ? Les voici sur votre tableau ! Certains noms répondent à des critères identiques. Par exemple, pour Monsieur et Madame Untel, on aura une lettre spéciale à écrire dans la catégorie « cadeau identifié ». Pour un autre, on aura plutôt « ignore quel cadeau » ou « ignore s’il y a bien eu un cadeau ».

En réunissant donc tous ceux qui correspondent à des caractéristiques communes, on optimise son effort. C’est important si vous avez des dizaines de lettres à rédiger.

Avant de passer à la rédaction, je vous invite à réfléchir à votre plan de travail. 

Respectez ces quelques règles de bon sens : rédigez sur une table fixée correctement au sol. Il n’y a rien de plus pénible que d’écrire sur un bureau bancal.

Soignez votre environnement : exposez-vous à une bonne luminosité, même si vous travaillez dans une pièce sombre. L’intérêt étant que la lumière soit diffusée sur votre feuille.

Éloignez toute distraction. Opérez en solitaire. Par exemple, lorsque les enfants sont à l’école, votre conjoint au travail.

Coupez votre portable, surtout les réseaux sociaux. Les notifications doivent être mis en mode silencieux.

Croyez-moi. Chaque élément de la vie quotidienne constituent un obstacle à la réalisation de votre projet.

Le téléphone qui sonne, le facteur qui vous réclame, ou encore la télé allumée, mobilisant votre attention, représentent autant de facteurs ralentissant votre productivité.

Par conséquent, soyez exigeant.

Supprimez le maximum de « parasites », installez-vous sur une surface régulière, dans un environnement harmonieux.

Nous pouvons maintenant attaquer la rédaction. 

 

La rédaction

⬆️

Dans la mesure où vous devez écrire à profusion, l’idée consistera à se faire des modèles, pour chaque type de correspondant.

Je vous propose trois exemples de lettre.

• La première dans un registre soutenu

• La deuxième, dans un langage familier

• Un troisième, dans laquelle on va élaborer une stratégie, si vous étiez pas certain que la personne vous a bien apporté un cadeau

 

Pour la dernière, vous allez voir, c’est subtil !

Pensez à signer de votre nom, la fin de votre lettre. 

Cher ami, ou Madame, Monsieur [entrez le nom],

Les festivités du/de [indiquez la nature de la festivité] m’ont comblé. Votre présence et votre cadeau m’ont également beaucoup touché. Merci infiniment pour cette charmante attention. Nous conserverons précieusement cette journée dans notre coeur, comme un moment inoubliable.

 

Salut [prénom],

Quelle journée ! Et quelle soirée ! Un véritable bonheur. Un rayonnement dans ma vie. Merci d’y avoir contribué. ton cadeau a déversé sur mon coeur tant d’émotion, que mes yeux n’ont pu retenir une petite larme. Merci d’avoir vécu ces moments de joie. À très bientôt.

 

Dans certaines cérémonies, fêtes ou célébrations, il y a tant de monde, que les cadeaux peuvent finir par se disperser.

Le message accompagnant un présent peut alors se dérober.

On réserve ses doutes au sujet d’une personne, d’un couple d’ami ou d’un proche :

nous ont-ils envoyé un cadeau ? Dans ce cas de figure, il existe une astuce.

J’adapte cette situation à une lettre rédigée dans un langage soutenu. 

 

Cher ami, Monsieur, Madame [nom]

Par cette lettre, je souhaitais vous témoigner toute notre affection. Mon bonheur. Ma joie. Cette cérémonie et les festivités ayant suivi, m’ont amené tant d’émotion que j’en oublierai jamais les moments. Merci d’avoir été présent. Merci mille fois pour votre générosité. C’est à ces instants de la vie, pendant lesquels on reçoit tant de cadeaux et d’attention, que l’on voudrait les vivre plus longtemps. Merci encore de les avoir partagés avec moi/nous. 

 

Quelque soit le modèle que vous allez exploiter, n’hésitez pas à rajouter votre touche personnelle. D’autant plus si vous devez conformer le contenu à votre propre situation.

Par ailleurs, la lettre que vous écrirez exprimera davantage une personnalisation, si vous évoquiez la nature du cadeau.

Enfin, pensez à remplacer les pronoms personnels, singuliers et autres pluriels, selon votre cas.

Dans le dernier modèle, j’ai introduit « générosité » et j’ai volontairement conservé le terme « cadeau », mais dans un cadre vague.

Ainsi, on omet d’annoncer précisément que le destinataire nous a envoyé un présent.

Mais le vocabulaire et la tournure de la phrase peuvent le laisser entendre.

Voilà l’astuce !

Ces modèles, exploitez-les judicieusement.

Entretenez un rythme soutenu et régulier, tel que je l’ai conseillé en première partie de l’article.

Nous arrivons à la question du conditionnement. 

 

Conditionnement

⬆️

Le choix de réserver à ses correspondants un bel ensemble, une belle lettre, dans un assortiment remarquable, relève d’un choix éclairé.

Voyons cela.

Accorder un tel remerciement, pourra démontrer combien vous avez apprécié la participation d’un de vos amis ou proche.

Ça permet vraiment de marquer le coup. il faudra néanmoins porter un regard sur le budget, puisque ça a forcément un coût.

Entre les enveloppes, le papier, les cartes spéciales et éventuellement les stylos, vous devrez intégrer le prix d’envoi.

Je vous conseille donc de mesurer votre sélection des personnes destinées à réceptionner un pli de ce niveau. Ça dépend également de vos moyens, et de l’impact que vous souhaitez établir auprès de vos destinataires.

Il sera par exemple notable de consacrer son investissement aux personnes ayant effectué une longue route.

À celles qui vous ont offert un cadeau éblouissant, ou sortant de l’ordinaire.

Pensez à ceux qui vous ont aidé (le mentionner dans la lettre), ceux qui se sont impliqués dans la logistique.

Voilà quelques idées éparses qui contribueront à vous orienter.

Nous voici arrivés au terme de ce périple, avant l’envoi par la poste.

Et c’est d’ailleurs à cet endroit que vous pourriez trouver des idées de conditionnement et de bel emballage. 

 

L’envoi

⬆️

Il y a évidemment la possibilité de s’y rendre directement, à la poste. Vous n’avez nullement besoin de mes conseils.

Faîtes juste attention à placer le tout dans un sac hermétique. On parle de dizaines de lettres ! S’agirait pas de les abimer malencontreusement.

Se déplacer à la poste est également l’idéal par un belle météo, et si vous disposez de temps. Il y a souvent de la queue dans ces endroits…

L’alternative reste laposte.fr.

En quelques clics, vous pouvez profiter facilement d’une ribambelle de produits, tout en bénéficiant de services d’affranchissement.

L’utilisation des prestations en ligne, donne lieu à toute une série de facilités et de conditionnement :

• Catalogue de carte esthétiques vaste choix de personnalisation d’un timbre

• Sélection de son papier favori

• Configuration rapide du poids du courrier avant dépôt à la poste

 

Quelques contraintes sont néanmoins à prévoir, si vous achetez et imprimez des timbres.

Il vous faudra du papier autocollant une bonne imprimante.

Et sinon, Amazon décline pas mal d’objets aux arrangements tout autant délicieux.

On découvre des formes originale. Des textures rares. 

 

 

On appréciera la combinaison avec de la ficelle, des pièces servant à cloisonner le pli.

Chaque produit pourrait constituer une oeuvre artistique. Une certaine authenticité se dégage.

Un petit côté rustique et artisanal.

En revanche, sur Etsy, vous gagnerez en originalité, dans la mesure où c’est du fait-main. Un véritable DIY à protée de clic ! Notamment valorisé grâce aux éléments graphiques.

 

En résumé

⬆️

• S’organiser vous fait gagner du temps et vous permet d’aller au bout de votre projet

• Planifier sa rédaction de lettre permet de ne pas se tromper

• Pensez à recompter vos plis par rapport à ce que vous avez prévu sur votre liste

• Soyez déterminé – Profitez de mes modèles de lettres, afin de rentabiliser votre temps. La récompense se profile au bout du chemin